Z listami do dobrych znajomych i przyjaciół nikt nie ma problemu – każdy je pisze według własnego uznania. Trudności zaczynają się piętrzyć, gdy przyjdzie nam napisać bardziej oficjalny list do jakiejś osobistości piastującej poważne stanowisko.

    Po prawej stronie listu piszemy adresata (imię i nazwisko + stanowisko). Jeśli jest nim wysoki urzędnik państwowy (np. ambasador, konsul) lub biskup, przed imieniem i nazwiskiem piszemy Jego Ekscelencja – np. Jego Ekscelencja Jan Nowak Ambasador… (Biskup Diecezji…). Jeśli nasz list kierujemy do rektora lub prorektora przed imieniem i nazwiskiem piszemy Jego Magnificencja…

Jeśli natomiast adresatem jest dziekan/prodziekan wydziału (lub urzędnik państwowy lub samorządowy), wystarczy napisać Pan (+ imię i nazwisko + stanowisko adresata), potem dopiero na samym początku listu, zaczynając od lewej strony piszemy np. Szanowny Panie Dziekanie (…Profesorze, …Rektorze, …Ministrze, …Kierowniku). Jeśli adresatem jest zastępca  (np. dyrektora), to podnosimy jego prestiż, pisząc Panie Dyrektorze.
Do osób duchownych należy zwracać się Czcigodny Księże, Wielebna Siostro. Kierując nasz list do dziennikarza, zatytułujemy go Szanowny Panie Redaktorze, zaś do adwokata - … mecenasie, do lekarza (bez odpowiedniego stopnia naukowego) – pani doktor, panie doktorze.

     A co jeśli adresatów jest kilku, np. ksiądz biskup, przewodniczący rady gminy i wójt gminy? Tutaj trzeba pamiętać, że – po prawej stronie, w miejscu, gdzie wymieniamy adresatów – zawsze pierwsze wymieniamy osoby duchowne, potem zaś odpowiednio przewodniczącego i wójta. W takim też wypadku na początku listu (by uniknąć niezręczności i nie pisać do księdza szanowny panie, szanowni państwo) omijamy zwrot grzecznościowy i od razu zaczynamy treść listu.

Tutaj mówimy:

• Przyszli ci państwo (nie: przyszło to państwo) z sąsiedniego bloku.
• Państwo są zajęci rozmową (nie: Państwo jest zajęte rozmową)

– jak widać, rzeczownik ten łączy się tutaj z
orzeczeniem w l.mn. w formie męskoosobowej.

Mówimy też:

• Oboje państwo Nowakowie.
• Rozmawiał z obojgiem państwa Nowaków.
• Opowiadać o znajomych państwu (nie: państwie) Nowakowskich.
• Pozwolą państwo, że im przedstawię....
• Czy przeczytali już państwo nową książkę... (lub mniej uprzejmie: pozwolicie państwo… czy przeczytaliście już państwo).

 – dopuszczalne jest tu łączenie rzeczownika państwo z 2 os.l.mn.