Pisać maile to nie sztuka?

Język polski -

We współczesnym świecie, w którym żyje się tak często w pośpiechu, szybka i łatwa korespondencja między ludźmi jest niezwykle istotna. Taki rodzaj komunikacji zapewnia poczta elektroniczna. Niemal każdy posiada teraz adres e-mailowy i korzysta z tej formy porozumiewania się. W korespondencji między znajomymi można pozwolić sobie na swobodę w pisaniu, natomiast w pracy czy w kontaktach z osobami nam nieznanymi należy zachować formę bardziej oficjalną. Maile mają krótką historię i nie ma skodyfikowanych zasad pisania listów elektronicznych. Obowiązują za to zasady zachowania grzeczności i klarowności, o których należy pamiętać.

Po pierwsze tytuł e-maila. Powinien być krótki i odnoszący się do jego treści. Maila do przyjaciół można zaadresować powitaniem, np. „Cześć Marysiu”, natomiast w sprawach oficjalnych tytuł powinien zapowiadać sprawę, w której piszemy. Gdy korespondujemy z kimś przez dłuższy czas warto zmieniać tytuł, by nie powielać po raz setny odnośnika do listu wysyłanego kilka tygodni temu.

Po drugie nagłówek. Należy starannie dobrać formę nagłówka do adresata. Gdy piszemy do osoby, z którą łączą nas relacje służbowe lub z kim nie jesteśmy na ty, należy zachować formę oficjalną a zarazem podkreślającą nasz szacunek, jak np. Szanowny Panie/Pani, Szanowni Państwo. Formę tę – w zależności od tego, do kogo piszemy, można uzupełnić tytułem zawodowym adresata, jego stopniem lub stanowiskiem (Szanowny Panie Doktorze, Szanowna Pani Mecenas, Szanowny Panie Profesorze). Osoby z tego samego środowiska, będące ze sobą w bliższych relacjach stosują większą swobodę w formie nagłówka.
Formą często stosowaną jest rozpoczynanie listu od słów powitania (np. Dzień dobry, Pani Magister, Witam), aczkolwiek należy być ostrożnym w używaniu zwrotu Witam, który podkreśla większy dystans i wyższość nadawcy.
Można również rozpocząć list elektroniczny bez nagłówka i od razu przejść do sedna sprawy (jeżeli dany list jest kolejną odpowiedzią na temat, na który piszemy z jakąś osobą; w takim przypadku nagłówek powitalny nie jest wymagany). Jednakże zawsze, gdy inicjujemy rozmowę – powitalny zwrot jest konieczny.

Treść listu zależy od celu, w jakim piszemy. Warto zachować klarowność i przejrzystość przekazu, użyć akapitów, gdy poruszanych jest kilka kwestii lub odrębnych spraw. Uporządkowana treść ułatwia czytanie i zrozumienie.

Po trzecie zakończenie. Jest ono równie ważne jak wstęp. Tu zostały przyjęte formy z komunikacji listownej (Z poważaniem, Z pozdrowieniami, Pozdrawiam, Całuję).
Nie zapominajmy, że list elektroniczny także powinien być podpisany (imieniem i nazwiskiem albo zdrobnieniem imienia, pseudonimem, z zależności od relacji między korespondentami).

Należy dbać o poprawną pisownię. Brakiem szacunku (wynikającym często z pisania w pośpiechu) jest pisanie z błędami ortograficznymi, literówkami, pomijanie znaków diakrytycznych (celowe w korespondencji międzynarodowej) i interpunkcji. Można skorzystać z automatycznego korektora, ale zawsze przed wysłaniem maila warto sprawdzić jego treść, by poprawić drobne błędy lub niejasności w treści).

Do listu elektronicznego można dołączyć różnego rodzaju załączniki, należy jednak podkreślić w treści maila, że dane informacje czy materiały przesyłane są w załącznikach.

Podobnie jak w listach tradycyjnych i tu obowiązuje tajemnica korespondencji. Zatem gdy widzimy jakiś komputer otwarty na stronie poczty internetowej należy co prędzej odwrócić wzrok:)

O właśnie, jeszcze jedna kwestia: emotikony. Możemy nimi ożywić nasz tekst, ale dobrze jest zachować umiar w ich stosowaniu i mieć pewność, ze odbiorca zrozumie ich sens. Bezwzględnie należy unikać zamieszczania emotikonów w korespondencji oficjalnej.

Czas odpowiedzi na maila nie jest ustalony, ale przyjmuje się, że należy odpowiedzieć na niego najpóźniej następnego dnia (z wyjątkiem odpowiedzi na maile, które wymagają dłuższego czasu na załatwienie sprawy).

Tworząc skrzynkę mailowa mamy możliwość wybrania nazwy adresu e-mail. W korespondencji z osobami prywatnymi nie ma znaczenia, jaka ona jest (przyjaciele mogą pisać na nasz adres „[email protected]”:). Z kolei gdy piszemy CV taki adres e-mail będzie zabawny i niepoważny. Warto wtedy założyć profesjonalny adres e-mail, którego nazwa będzie składała się z imienia i nazwiska.

Samo słowo e-mail, mail jest powszechnie używane w języku polskim. Odmienia się je przez przypadki (mail, maile, maili, mailach, mailami, mailom, mailu, mailów).
Na określenie takiej formy korespondencji jest też używany czasownik mailować, e-mailować („Adam mailuje z Sydney, że wraca w niedzielę.”)

Maile, chociaż są szybkim i praktycznym środkiem komunikacji, mają swoją wielką wadę: są nietrwałe. Nikt po naszej śmierci nie będzie mógł wydać zbioru listów Pana X.Y do przyjaciół albo kogoś z rodziny. Może jednak warto czasami sięgnąć po pióro i papier... i w swojej skrzynce oprócz rachunków i ulotek reklamowych znaleźć odpowiedź na nasz list?

Małgorzata Bil

Dla zainteresowanych tą tematyką polecam następujące pozycje:

  • 1. E-mailowy savoir-vivre, Samantha Miller, Poznań, Dom Wydawniczy Rebis, 2003.
  • 2. Mówimy uprzejmie, Małgorzata Marcjanik, Warszawa, PWN, 2009.